أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت لا غنى عنها في الوقت الحالي، سواء كنت تعمل من المنزل أو في المكتب. ولكن هناك العديد من التحديات التي يجب التغلب عليها لضمان فعالية الاجتماعات عبر الإنترنت، ولهذا الهدف طُوّرت بعض الأدوات التي تُساعد في تحسين الاجتماعات الافتراضية وتعزيز الإنتاجية، ومنها ما يلي:
1- منصة Zoom:
لن يكون الاجتماع عبر الإنترنت ممكنًا بدون أفضل منصات مؤتمرات الفيديو، ومع وجود مجموعة واسعة من منصات الاجتماعات الافتراضية التي تقدم ميزات ووظائف مختلفة، تبرز منصة (زوم) Zoom التي تتميز بواجهتها البسيطة والسهلة وميزاتها القوية، فبالإضافة إلى إمكانية إجراء اجتماع افتراضي بجودة عالية وصوت واضح ومشاركة الشاشة، يمكنك أيضًا استخدام ميزة الخلفية الافتراضية من Zoom لتغيير الخلفية إذا كان هناك عناصر لا تود أن تظهر في الاجتماع.
وتدعم هذه المنصة أيضًا التكامل مع أدوات تعزيز الإنتاجية الأخرى مثل: Slack و(تقويم جوجل) Google Calendar و Asana، مما يسهل إنشاء بيئة افتراضية تعاونية.
2- أداة Loom:
في بعض الأحيان لا يمكنك جمع جميع أعضاء الفريق معًا في الوقت نفسه لعقد اجتماع عبر الإنترنت، وهذا من أكثر تحديات العمل عن بُعد شيوعًا التي تواجهها الفرق التي تعمل عبر مناطق جغرافية مختلفة وهناك فرق كبير في المدة الزمنية.
سيكون الحل الفعال لهذه المشكلة هو عقد اجتماعات غير متزامنة، والتي لا تتطلب من أعضاء الفريق الاتصال بالإنترنت في الوقت نفسه. وهناك العديد من أدوات الاتصال بالفيديو غير المتزامنة التي يمكنك استخدامها في اجتماعاتك الافتراضية. منها: أداة Loom، التي تسمح لك بتسجيل مقاطع الفيديو ومشاركتها مع أعضاء الفريق، وهذه الأداة مثالية أيضًا لإنشاء دروس توضيحية أو إرسال ملاحظات إلى أعضاء الفريق دون الحاجة إلى تحديد موعد اجتماع.
3- أداة Krisp:
تعيق ضوضاء الخلفية الإنتاجية أثناء العمل، خاصة أثناء الاجتماعات الافتراضية، سواء كان ذلك وجود طفل يبكي في المنزل، أو حديث زملائك في المكتب. وللتخلص من هذه المشكلة، يمكنك استخدام Krisp وهي أداة ممتازة لإلغاء الضوضاء تستند في عملها إلى الذكاء الاصطناعي، ويمكنك استخدامها للتأكد من أن صوتك واضح، مع تقليل عوامل التشتت وخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية.
بالإضافة إلى ذلك، تتوافق اداة Krisp مع بعض أدوات الاتصال عبر الإنترنت الشائعة، مثل: Microsoft Teams و Zoom و Skype وغيرها.
4- أداة Camo:
يستخدم معظم الناس الحواسيب التي تحتوي على كاميرات ويب مدمجة وتكون عادة دون المستوى المطلوب لمؤتمرات الفيديو. ولحل هذه المشكلة، يمكنك استخدام Camo وهي أداة تساعد في تحسين جودة مكالمات الفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت.
إذ تسمح لك هذه الأداة باستخدام كاميرا هاتفك ككاميرا ويب في حاسوبك سواء كان حاسوب ويندوز أو ماك، وسواء كنت تستخدم هاتف آيفون أو أندرويد، وكل ما عليك فعله هو تنزيل Camo في هاتفك وحاسوبك وإقران كلا الجهازين باستخدام كابل USB أو عبر اتصال لاسلكي بمسح رمز الاستجابة السريعة.
بمجرد إقران الجهازين، يمكنك تخصيص الإعدادات بناءً على تفضيلاتك والبدء باستخدام Camo مع تطبيقات مؤتمرات الفيديو الشهيرة مثل: Zoom لتحسين الاجتماعات عبر الإنترنت.
5- أداة Calendly:
Calendly هي أداة فعالة لجدولة الاجتماعات عبر الإنترنت يمكن أن تساعدك في أتمتة عملية جدولة الاجتماعات الافتراضية، حتى تتمكن من التركيز في الجوانب الأخرى الأكثر أهمية.
وللبدء باستخدام هذه الأداة، فإن كل ما عليك فعله هو تحديد نوع الاجتماع، إذا كان اجتماع فردي أو اجتماع جماعي، ثم أضف تفاصيل الاجتماع، وهي: الاسم والموقع والوصف والمدة والتاريخ.
بعد إدخال جميع التفاصيل اللازمة، يمكنك مشاركة الرابط عبر البريد الإلكتروني مع المدعوين للسماح لهم باختيار أفضل وقت بناءً على الأوقات المناسبة لك.